Respuesta rápida
Guía práctica de gastos deducibles para autónomos con IVA e IRPF: servicios, coche, comidas, viajes, despacho en casa y errores frecuentes.
Gastos deducibles para autónomos: respuesta rápida
Si eres autónomo, un gasto solo es deducible si está vinculado a tu actividad, tiene justificante válido y está registrado correctamente. El mayor error no suele ser “deducir demasiado”, sino mezclar las reglas de IVA y IRPF o intentar justificar con tickets y cargos bancarios lo que exige factura completa.
En esta guía tienes una lista práctica de qué suele aceptar Hacienda, dónde están las zonas grises y cómo evitar los errores que más problemas dan en una revisión.
El miedo a deducir de más (y el error de deducir de menos)
Es el dilema de cada trimestre para cualquier freelance:
- El que va con pies de plomo: No deduce casi nada "por si Hacienda pregunta". ¿Resultado? Regala un 20% de su margen a las arcas públicas. Un "impuesto al miedo" totalmente innecesario.
- El que se pasa de listo: Mete hasta los pañales y las cañas del sábado. ¿Resultado? Inspección al canto, sanción gorda y el beneficio de dos años perdido en una mañana.
En Deductia apostamos por el Camino del Profesional: deducir todo lo que la ley permite, ni un euro más, ni un euro menos. Y tenerlo todo tan bien atado (digitalizado y seguro) que si un inspector asoma la cabeza, le puedas mandar lo que pida en tres clics.
1. Los 3 Requisitos Sagrados (Art. 95 LIVA)
Para que un gasto sea legalmente deducible, tiene que cumplir estas tres reglas. Si falla una, olvídate:
- Vínculo real: El gasto tiene que ser necesario para tu negocio. Un portátil nuevo, sí; una consola para el salón, no.
- Papeles en regla: Tienes que tener FACTURA (el ticket de la compra "sin nombre" no vale para el IVA). Por cierto, ojo con los tickets térmicos, se borran solos.
- Registro: Tiene que estar anotado en tus libros.
💡 Consejo Pro: Con Deductia, el punto 3 es historia. Nos mandas la foto, extraemos los datos y tú te olvidas.
2. Los "Clásicos" (Deducibles al 100%)
Con estos no suele haber pelea si la factura está a tu nombre:
- Servicios profesionales: Gestoría (¡claro!), abogados, diseño web.
- Seguros: Responsabilidad civil o tu seguro médico (hasta 500€/año).
- Herramientas y Marketing: Hosting, software (SaaS), anuncios en Google o Meta.
- Material de oficina: El papel, la tinta y hasta esa silla ergonómica que tu espalda agradece.
- Formación: Cursos que realmente mejoren lo que haces.
3. Las "Zonas Grises" (Donde Hacienda pone el ojo)
Aquí es donde la peña se lía. Vamos a poner un poco de luz:
El dichoso coche 🚗
La leyenda dice que "el autónomo se deduce el 50%".
- En IVA: Sí, la AEAT suele aceptar el 50% por defecto. Deduces la mitad del IVA del coche, la gasolina y las reparaciones.
- En IRPF: Aquí se ponen serios. CERO. Salvo que seas repartidor, taxista o comercial, Hacienda asume que el coche también lo usas para ir al súper o a la montaña.
El despacho en casa 🏠
Puedes deducir una parte de la luz, el agua o internet, pero la fórmula es... bueno, tacaña: El 30% de la proporción de metros cuadrados que ocupa tu despacho respecto a la casa.
¿Merece la pena el papeleo por 7€ al mes? Para muchos no, pero en nuestro Checklist Trimestral te damos el cálculo hecho para que decidas tú.
Comidas y Viajes 🍽️
Son deducibles si son por trabajo (Art. 11 LIS), es decir, para ver a un cliente o proveedor. Las reglas de oro:
- Paga con tarjeta (que haya rastro).
- Pide factura (no te conformes con el ticket).
- Apunta con QUIÉN comiste (Hacienda adora los detalles).
⚠️ El drama del ticket que se borra
En seis meses ese papel será blanco roto. Si Hacienda te audita en tres años y no se lee nada, tienes un problema. Solución: Digitalización Certificada. En Deductia, la copia digital tiene validez legal total.
Tabla completa de gastos deducibles: IVA e IRPF
Gastos 100% deducibles (sin discusión)
| Gasto | IVA | IRPF | Justificante necesario |
|---|---|---|---|
| Servicios de gestoría/asesoría | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Software y herramientas SaaS | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Publicidad digital (Google, Meta) | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Material de oficina | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Hosting y dominio web | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Formación profesional vinculada | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
| Seguro de RC profesional | ❌ Exento | ✅ 100% | Recibo de póliza |
| Cuota de autónomos (RETA) | ❌ No aplica | ✅ 100% | Recibo bancario |
| Comisiones bancarias profesionales | ❌ Exento | ✅ 100% | Extracto bancario |
| Cuotas colegios profesionales | ❌ Exento | ✅ 100% | Recibo |
| Alquiler de local de negocio | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura/contrato + pago |
| Suministros del local | ✅ 21% | ✅ 100% | Factura completa |
Gastos con límites o condiciones
| Gasto | IVA | IRPF | Límite o condición |
|---|---|---|---|
| Seguro de salud | ❌ Exento | ✅ Hasta 500€/año/persona | Titular, cónyuge e hijos <25 años |
| Comidas con clientes | ✅ 21% | ✅ 100% | Con factura, pago electrónico |
| Dietas | ❌ No aplica | ✅ Límite diario | España: 26,67€; Extranjero: 48,08€ |
| Intereses de préstamos | ❌ Exento | ✅ Solo intereses | Solo intereses, no el principal |
| Vehículo turismo | ✅ 50% | ⚠️ Gris | 50% IVA; IRPF solo en casos justificados |
| Despacho en casa | ✅ Parcial | ✅ Fórmula % | (m²/total) × 30% × importe factura |
| Móvil personal | ✅ 50% | ⚠️ Gris | 50% IVA; IRPF si demuestras uso profesional |
Gastos que no se pueden deducir
| Gasto | Por qué no |
|---|---|
| IRPF propio | No es gasto, es impuesto sobre el rendimiento |
| Sanciones y recargos tributarios | Expresamente excluidos por ley |
| Ropa personal (excepto EPI) | No existe vínculo exclusivo con la actividad |
| Gastos domésticos personales | No están vinculados a la actividad |
| Comidas con familia | No hay relevancia profesional documentable |
Los 7 errores que más sanciona Hacienda
- Ticket sin datos del destinatario: Para deducir IVA necesitas factura completa con tu nombre y NIF.
- Pago en efectivo: Debilita la deducción. Si hay otra forma de pago, úsala.
- Factura a nombre personal en vez de a nombre de la actividad.
- Gastos de trimestres anteriores: Los gastos se imputan al período en que se producen.
- No tener la factura física o digital: El cargo bancario no es un justificante válido para el IVA.
- Mezclar gastos personales y profesionales: Revisa por qué separar cuentas.
- Olvidar gastos sin IVA: La cuota de autónomos, seguros y comisiones bancarias reducen tu IRPF. Gastos sin factura estándar.
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles
¿Puedo deducir gastos de antes de darme de alta?
Sí, con condiciones. Los gastos preparatorios (ordenador, mobiliario, cursos) realizados antes del alta pueden deducirse en el primer trimestre si están directamente vinculados al inicio de la actividad. Necesitas conservar todas las facturas originales.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?
4 años desde la fecha de presentación de la declaración a la que corresponde el gasto. En la práctica, guarda todo 5 años para ir sobre seguro.
¿Puedo deducir la cuota del coworking?
Sí. La cuota mensual del espacio de coworking es 100% deducible en IRPF y el IVA también se recupera si el coworking emite factura con IVA.
¿Los regalos de Navidad a clientes son deducibles?
Sí, pero con límites. Para el detalle, lee nuestra guía sobre deducir regalos a clientes.
¿Y los gastos cuando trabajo en el extranjero?
Los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención durante estancias de trabajo fuera de España son deducibles bajo las mismas reglas generales. Las dietas en el extranjero tienen límites más generosos (48,08€/día para restaurantes).
Un autónomo que conoce exactamente qué puede y qué no puede deducir puede ahorrar entre 1.000€ y 5.000€ anuales en IRPF respecto a uno que va "a ojo". La diferencia está en conocer las reglas, tener todos los justificantes en orden y llevar la contabilidad al día.
Si tienes dudas concretas sobre algún gasto, revisa las secciones anteriores o consulta con tu gestor antes de incluirlo.
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Autoría y contexto
Artículo preparado por José Martínez
Product Lead & Fiscal Content Strategist
Fundador de The Martinez Labs y Deductia. Lleva más de 10 años construyendo producto digital y automatizando la operativa fiscal de autónomos en España. Conoce los puntos de dolor del cierre trimestral porque los ha vivido como freelance desde 2014.
Edición y revisión editorial: Equipo editorial de Deductia. Responsabilidad: Edición y actualización de contenido fiscal.
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Cuando un tema depende de criterios fiscales o cambios normativos, conviene contrastarlo con tu gestor o con la fuente oficial aplicable antes de tomar una decisión.
Fuentes oficiales y referencias primarias