La pregunta que todo autónomo se hace
"¿Puedo guardar mis facturas en Google Drive o Dropbox y que valga para Hacienda?"
La respuesta corta: Sí, pero con matices.
Lo que dice la ley
La Ley General Tributaria exige conservar facturas durante 4 años. No especifica el "dónde", sino el "cómo":
- Deben ser legibles (no vale un PDF borroso).
- Deben estar disponibles bajo requerimiento (tienes que poder enviarlas rápido).
- Deben ser íntegras (no alteradas).
Un archivo PDF en Google Drive cumple los dos primeros puntos. El tercero es donde está el problema.
El problema de Google Drive / Dropbox
Integridad no garantizada
Puedes editar un PDF en cualquier momento. Hacienda lo sabe. No hay prueba de que no hayas modificado la factura después de guardarla.
Acceso no controlado
Si tu Drive está mal configurado, cualquiera con el enlace puede acceder a tus datos fiscales. Eso es un problema de RGPD.
Falta de backup estructurado
¿Tienes las facturas de hace 3 años? ¿Seguro? ¿Dónde?
Alternativas más seguras
Opción 1: NAS local (avanzado)
Un servidor local en tu casa/oficina con backup automático. Seguro, pero requiere conocimientos técnicos.
Opción 2: Cloud cifrado (bueno)
Servicios como Tresorit o SpiderOak que cifran los archivos antes de subirlos. Más seguro que Dropbox/Drive.
Opción 3: SaaS especializado (óptimo)
Herramientas como Deductia que:
- Almacenan en servidores seguros (Supabase con RLS).
- Cumplen RGPD (servidores en UE).
- Hacen backup automático.
- Añaden valor: extracción de datos, categorización, exportación para gestor.
Checklist de seguridad para tus facturas
- ¿Tienes al menos 2 copias de cada factura (original + cloud)?
- ¿El cloud que usas cumple RGPD?
- ¿Puedes acceder a facturas de hace 3 años en menos de 5 minutos?
- ¿Tus copias están cifradas?
- ¿Tienes protegido el acceso con contraseña fuerte + 2FA?
Si has respondido "no" a alguna, tienes un problema.
La solución práctica
No tienes que ser experto en ciberseguridad. Solo tienes que usar herramientas que se tomen la seguridad en serio.
Con Deductia:
- Cada factura se sube cifrada.
- Almacenamiento en servidores UE.
- Backup automático diario.
- Acceso protegido por email + contraseña.
- Historial completo descargable en cualquier momento.
Y además, nuestro sistema te ayuda con el cierre trimestral.
🛡️ Protege tus datos fiscales
Deja de arriesgar tu información en WhatsApp. Usa una herramienta pensada para autónomos.