Contabilidad para autónomos: guía 2026

Marco tributario 2026 de la contabilidad para autónomos

Llevar la contabilidad para autónomos no es un trámite burocrático más: es la base que determina cuánto IRPF pagas, cuánto IVA puedes recuperar y cómo de sólida es tu posición si la Agencia Tributaria (AEAT) te pide justificar un gasto. Un error habitual es pensar que basta con guardar facturas en una carpeta. La normativa exige registrarlas, clasificarlas y conservarlas con criterios concretos.

Un matiz importante: el IRPF 2026 se liquidará en la campaña de Renta de 2027 (abril a junio), pero los gastos y las facturas que cuentan son los que generes a lo largo de este año. Por eso la contabilidad debe estar al día cada trimestre, no en el momento de declarar.

Qué obligaciones contables te corresponden

Depende de tu método de estimación del rendimiento (arts. 28 a 37 de la Ley 35/2006 y art. 68 del Reglamento del IRPF):

Calendario trimestral que no puedes saltarte

• Modelo 303 (IVA): del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero para el cuarto trimestre.
• Modelo 130 (pago fraccionado del IRPF): mismos plazos; supone el 20 % del rendimiento neto acumulado del año, descontando pagos previos y retenciones. No lo presentas si en el ejercicio anterior al menos el 70 % de tus ingresos de la actividad soportó retención.
• Modelos 111 y 115: solo si practicas retenciones (trabajadores, profesionales, alquiler del local).
• Modelos 390 y 347: resumen anual de IVA y declaración de operaciones con terceros superiores a 3.005,06 €.

Qué gastos son deducibles según normativa AEAT

Para que un gasto reduzca tu rendimiento neto y su IVA sea recuperable, debe cumplir cuatro requisitos simultáneos:

1. Estar afecto a la actividad económica (no ser un gasto personal).
2. Estar justificado con factura completa a tu nombre y con tu NIF (Real Decreto 1619/2012). Los tiques o facturas simplificadas solo valen en los supuestos y límites que fija ese reglamento.
3. Estar registrado en tus libros registro o contabilidad.
4. Imputarse al ejercicio en que se devenga.

Límites cuantitativos más relevantes

Ejemplo práctico de suministros: si trabajas desde casa y 10 de sus 100 m² están afectos, el porcentaje de afectación es del 10 %. Con una factura anual de luz de 1.200 €, tu gasto deducible será 1.200 × 10 % × 30 % = 36 €. Es poco, pero multiplicado por varios suministros y por la parte proporcional de alquiler o IBI, suma.

Ejemplo del 5 %: con ingresos de 40.000 € y gastos de 12.000 €, el rendimiento neto previo es 28.000 €. El 5 % son 1.400 € (por debajo del tope de 2.000 €), por lo que tu rendimiento neto final queda en 26.600 €.

El vehículo, el gran foco de comprobaciones

En IRPF, el turismo solo es deducible si se destina exclusivamente a la actividad y encaja en los supuestos tasados (representantes o agentes comerciales, transportistas, autoescuelas, etc.). En IVA, para turismos se presume una afectación del 50 % salvo que acredites otra proporción (art. 95 de la Ley 37/1992). Sin pruebas, lo habitual es que la AEAT regularice.

Lo que no puedes deducir

• Multas, sanciones y recargos.
• Gastos personales o familiares sin vínculo con la actividad.
• Gastos sin factura completa o sin registrar.
• Pagos en efectivo superiores a 1.000 € cuando una de las partes es empresario o profesional: además de la sanción, pierdes seguridad probatoria (Ley 7/2012).

Cuánto tiempo conservar la documentación

La prescripción tributaria es de 4 años (art. 66 de la Ley General Tributaria), pero el Código de Comercio exige guardar libros y justificantes 6 años. Lo prudente es conservar todo durante 6 años en formato digital legible.

Cómo automatizarlo con Deductia

La parte más costosa de la contabilidad para autónomos no es entender la norma: es capturar, leer y clasificar cada factura a tiempo. Con Deductia, la IA fiscal se ocupa de ese trabajo repetitivo:

1. Reenvía la factura por email o súbela desde el móvil en cuanto la recibas.
2. La IA extrae los datos clave (emisor, NIF, fecha, base imponible, tipo de IVA y retenciones).
3. Propone la categoría de gasto y la aplica con las reglas de deducibilidad vistas arriba (afectación, límites y porcentajes).
4. Te avisa si falta algún requisito de la factura o si el gasto presenta riesgo fiscal.
5. Deja tus datos preparados para los modelos 303 y 130, de modo que tú o tu gestor solo tengáis que revisar y presentar.

El objetivo no es sustituir tu criterio, sino evitar que se te escapen deducciones legítimas y que el cierre trimestral deje de ser una carrera contrarreloj.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducirme el coche como autónomo?

Solo en los casos tasados por la normativa del IRPF y siempre que el uso sea exclusivo para la actividad. En IVA se presume un 50 % de afectación en turismos, que puedes modificar si lo acreditas documentalmente. Si usas el vehículo también para fines personales, el IRPF no admite la deducción.

¿Qué pasa si pago un gasto de más de 1.000 € en efectivo?

La Ley 7/2012 prohíbe pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional. La infracción conlleva una sanción del 25 % de la cantidad pagada en efectivo, y un pago así es mucho más difícil de acreditar ante la AEAT. Utiliza transferencia, tarjeta o domiciliación.

¿Sirve una factura simplificada para deducir gastos?

Sí, siempre que cumpla los requisitos del Reglamento de facturación: por regla general, hasta 400 € IVA incluido, y con los datos suficientes para identificar la operación. Si necesitas deducir el IVA y quieres máxima seguridad, solicita factura completa con tu NIF.